Guía completa para contabilizar existencias según el Plan General de Contabilidad en España

Las existencias representan uno de los activos más importantes para cualquier empresa, y su correcta contabilización es fundamental para reflejar fielmente la situación financiera del negocio. En este artículo, abordaremos en detalle qué son las existencias, los aspectos clave a considerar al contabilizarlas, las cuentas contables implicadas según el Plan General de Contabilidad (PGC) español, los asientos contables relacionados y cómo valorar el deterioro y las mermas. Además, proporcionaremos un ejemplo práctico para ilustrar el proceso.

2. ¿Qué son las existencias dentro de una empresa?

Las existencias son activos que una empresa posee con la intención de vender en el curso normal de su actividad, están en proceso de producción para dicha venta o se consumen en la producción de bienes o servicios que se destinarán a la venta. Según el PGC, las existencias se clasifican en el Grupo 3 y comprenden:

Materias primas: Materiales que se transformarán en productos terminados.
Productos en curso: Bienes en proceso de producción que aún no están terminados.
Productos terminados: Bienes listos para la venta.
Mercaderías: Bienes adquiridos para su reventa sin transformación.
Subproductos, residuos y materiales recuperados: Derivados del proceso productivo que pueden tener valor comercial.

3. Aspectos previos a considerar a la hora de contabilizar existencias

Antes de proceder a la contabilización de las existencias, es esencial tener en cuenta los siguientes aspectos:

Valoración inicial: Las existencias se valoran inicialmente al precio de adquisición o al coste de producción.
Métodos de valoración: El PGC permite utilizar métodos como el FIFO (First In, First Out) o el coste medio ponderado para asignar el valor a las existencias.
Inventario físico: Es fundamental realizar inventarios físicos periódicos para verificar la existencia real de los bienes y ajustar las diferencias con los registros contables.
Deterioro de valor: Si el valor neto realizable de las existencias es inferior a su coste, se debe reconocer una pérdida por deterioro.

4. Cuentas contables relacionadas con las existencias

El PGC establece las siguientes cuentas para registrar las existencias:

30. Comerciales: Mercaderías adquiridas para su venta sin transformación.
31. Materias primas: Materiales destinados a la producción.
32. Otros aprovisionamientos: Elementos como combustibles, repuestos y materiales diversos.
33. Productos en curso: Bienes en proceso de producción.
34. Productos semiterminados: Bienes que han pasado por una fase de producción pero no están listos para la venta.
35. Productos terminados: Bienes listos para la venta.
36. Subproductos, residuos y materiales recuperados: Derivados del proceso productivo con valor comercial.
39. Deterioro de valor de las existencias: Para registrar las pérdidas por deterioro.

5. Asientos contables relacionados con las existencias

5.1. Asiento de apertura de ejercicio

Al inicio del ejercicio, se registran las existencias iniciales basándose en el inventario final del ejercicio anterior:

  
    Debe: 3X. Existencias (según corresponda)
    Haber: 610. Variación de existencias

5.2. En la apertura del ejercicio

Durante el ejercicio, las compras de existencias se registran de la siguiente manera:

  
    Debe: 600. Compras de mercaderías
    Debe: 472. Hacienda Pública, IVA soportado
    Haber: 400. Proveedores

5.3. En el cierre del ejercicio

Al cierre del ejercicio, se ajustan las existencias finales según el inventario físico:

  
    Si las existencias finales son mayores que las iniciales:
    Debe: 3X. Existencias (según corresponda)
    Haber: 610. Variación de existencias

    Si las existencias finales son menores que las iniciales:
    Debe: 610. Variación de existencias
    Haber: 3X. Existencias (según corresponda)

6. Valoración posterior: Cómo contabilizar el deterioro y las mermas

Si al cierre del ejercicio se detecta que el valor neto realizable de las existencias es inferior a su coste, se debe registrar una pérdida por deterioro:

  
    Debe: 693. Pérdidas por deterioro de existencias
    Haber: 39X. Deterioro de valor de las existencias

En ejercicios posteriores, si las causas que originaron el deterioro desaparecen, se debe revertir el ajuste:

  
    Debe: 39X. Deterioro de valor de las existencias
    Haber: 793. Reversión del deterioro de existencias

Las mermas, entendidas como pérdidas de existencias por causas inherentes al proceso productivo, se contabilizan como un gasto del ejercicio:

  
    Debe: 6XX. Pérdidas de existencias por mermas
    Haber: 3X. Existencias (según corresponda)

7. Ejemplo de contabilización de existencias

Supongamos que una empresa inicia el ejercicio con existencias de mercaderías valoradas en 10.000 euros. Durante el año, realiza compras por 50.000 euros (IVA 21% incluido) y, al cierre, el inventario físico muestra existencias finales por valor de 15.000 euros.

Los asientos serían:

Asiento de apertura:

  
    Debe: 300. Mercaderías 10.000
    Haber: 610. Variación de existencias 10.000

Registro de compras:

  
    Debe: 600. Compras de mercaderías 41.322,31
    Debe: 472. Hacienda Pública, IVA soportado 8.677,69
    Haber: 400. Proveedores 50.000

Ajuste de existencias al cierre:

  
    Debe: 300. Mercaderías 15.000
    Haber: 610. Variación de existencias 15.000

7.1. Otros artículos relacionados

Para profundizar en temas relacionados con la contabilidad y gestión de existencias, te recomendamos los siguientes artículos:

8. Preguntas frecuentes

¿Qué métodos de valoración de existencias permite el PGC?

El PGC permite utilizar métodos como el FIFO (First In, First Out) y el coste medio ponderado para asignar el valor a las existencias.

¿Cómo se registra el deterioro de las existencias?

Se registra debitando la cuenta 693 (Pérdidas por deterioro de existencias) y acreditando la cuenta 39X (Deterioro de valor de las existencias).

¿Es obligatorio realizar inventarios físicos?

Sí, es fundamental realizar inventarios físicos periódicos para verificar la existencia real de los bienes y ajustar las diferencias con los registros contables.

¿Qué se considera una merma en las existencias?

Las mermas son pérdidas de existencias por causas inherentes al proceso productivo, como evaporación, roturas o deterioro natural.

¿Cómo se contabilizan las mermas?

Se contabilizan como un gasto del ejercicio, debitando la cuenta de pérdidas de existencias por mermas y acreditando la cuenta de existencias correspondiente.

¿Qué ocurre si el valor de mercado de las existencias es inferior al coste?

Se debe reconocer una pérdida por deterioro, ajustando el valor de las existencias al valor neto realizable.

¿Es posible revertir un deterioro de existencias?

Sí, si las causas que originaron el deterioro desaparecen, se debe revertir el ajuste contable correspondiente.

¿Cómo afecta el método de valoración elegido a la contabilidad?

El método de valoración afecta al coste de las ventas y, por ende, al resultado del ejercicio. Es importante elegir el método que mejor refleje la realidad económica de la empresa.

¿Qué diferencia hay entre productos en curso y productos semiterminados?

Los productos en curso están en proceso de producción y aún no han alcanzado una fase significativa de acabado, mientras que los productos semiterminados han pasado por una fase de producción pero no están completamente terminados.

¿Cómo se registra una venta de existencias?

Se registra debitando la cuenta de clientes y acreditando la cuenta de ventas, reconociendo también el IVA repercutido correspondiente.

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