Libro registro de compras y gastos: guía completa para autónomos y pymes

¿Qué es un libro registro de compras y gastos?

El libro registro de compras y gastos es un documento contable obligatorio en el que se anotan, de forma cronológica, todas las adquisiciones y gastos relacionados con la actividad económica de un autónomo o empresa. Su finalidad es proporcionar un control detallado de las operaciones económicas, facilitando la correcta declaración de impuestos y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

¿Quién debe presentar el libro de registro de compras y gastos?

Según la normativa vigente, están obligados a llevar el libro registro de compras y gastos:

• Autónomos en estimación directa simplificada: Aquellos que determinan su rendimiento neto según el método de estimación directa simplificada.
• Autónomos en estimación directa normal: Siempre que no lleven contabilidad ajustada al Código de Comercio.
• Profesionales que tributan en estimación directa: Incluyendo actividades profesionales recogidas en las secciones 2ª y 3ª del IAE.
• Entidades en régimen de atribución de rentas: Como comunidades de bienes y sociedades civiles sin personalidad jurídica mercantil.

Por otro lado, los autónomos que tributan en régimen de estimación objetiva (módulos) no están obligados a llevar este libro, aunque deben conservar las facturas que justifiquen sus operaciones.

¿Qué datos obligatorios debe incluir?

El libro registro de compras y gastos debe contener, al menos, los siguientes datos por cada operación registrada:

• Número y, en su caso, serie de la factura recibida: Identificación única de cada documento.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de realización de la operación.
• Nombre o razón social y NIF del emisor de la factura.
• Concepto: Descripción detallada del bien o servicio adquirido.
• Base imponible: Importe neto de la operación.
• Tipo impositivo y cuota de IVA soportado.
• Importe total de la operación.
• Retenciones practicadas, en su caso.

Estos requisitos están establecidos en el artículo 3 de la Orden HAC/773/2019.

¿En qué formato hay que llevar el libro de registro de compras y gastos?

La normativa permite llevar el libro registro de compras y gastos en diferentes formatos, siempre que se garantice su integridad, accesibilidad y conservación durante el período legalmente establecido. Los formatos más comunes son:

• Formato electrónico: Utilizando hojas de cálculo como Excel o software de contabilidad. Este formato facilita la organización, búsqueda y presentación de la información.
• Formato en papel: Aunque menos común en la actualidad, es válido siempre que cumpla con los requisitos formales establecidos.

Es importante que el formato elegido permita cumplir con los requisitos formales, como la claridad, exactitud, orden cronológico y ausencia de espacios en blanco o tachaduras.

¿Cómo hacer un libro de registro de compras y gastos?

Para elaborar correctamente el libro registro de compras y gastos, sigue estos pasos:

1. Recopila todas las facturas y documentos justificativos: Asegúrate de tener todos los documentos que respalden tus compras y gastos.
2. Organiza los documentos cronológicamente: Esto facilitará la anotación y posterior consulta.
3. Registra cada operación: Anota cada compra o gasto en el libro, incluyendo todos los datos obligatorios mencionados anteriormente.
4. Verifica la exactitud de los datos: Revisa que no haya errores en las anotaciones, ya que podrían derivar en problemas fiscales.
5. Conserva el libro de forma segura: Ya sea en formato electrónico o en papel, asegúrate de que el libro esté protegido y accesible para futuras consultas o inspecciones.

Para facilitar esta tarea, puedes utilizar herramientas como Verifactus, que te permiten llevar el libro registro de compras y gastos de manera sencilla y conforme a la normativa vigente. Además, Verifactus ofrece una prueba gratuita de 15 días sin necesidad de tarjeta de crédito.

¿Durante cuánto tiempo debe guardarse?

La legislación fiscal establece que los libros registros, incluyendo el de compras y gastos, deben conservarse durante un período mínimo de cuatro años. Este plazo corresponde al período de prescripción de las obligaciones fiscales, contado desde el último día del plazo de presentación de la declaración o autoliquidación correspondiente.

Es recomendable mantener estos registros en un lugar seguro y, si es posible, realizar copias de seguridad en el caso de formatos electrónicos para evitar pérdidas de información.

Descarga una plantilla Excel del libro registro de compras y gastos

Para facilitar la llevanza del libro registro de compras y gastos, hemos preparado una plantilla en Excel que puedes descargar de forma gratuita. Esta plantilla está adaptada a la normativa española y te permitirá registrar tus operaciones de manera ordenada y conforme a los requisitos legales.

Puedes descargar la plantilla desde el siguiente enlace: Plantilla Excel para el Libro de Registro de Compras y Gastos.

Recuerda que llevar un registro adecuado de tus compras y gastos no solo es una obligación legal, sino también una herramienta fundamental para el control financiero de tu negocio.

Preguntas frecuentes

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