¿Qué dice la Ley sobre el tiempo que hay que guardar las facturas?
¿Cómo cambia tu día a día con Verifactus?
La legislación española establece que los empresarios y profesionales deben conservar las facturas y otros documentos relacionados con sus obligaciones tributarias durante determinados plazos. Esta obligación se fundamenta en varias normativas:
-
Ley General Tributaria (LGT): Establece un plazo general de prescripción de 4 años para las obligaciones fiscales.
-
Código de Comercio: Obliga a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes al negocio durante 6 años.
-
Reglamento de Facturación: Detalla las obligaciones de conservación de las facturas y otros documentos.
Es esencial cumplir con estos plazos para evitar sanciones y garantizar la correcta gestión fiscal y contable de la empresa.
¿Qué facturas es obligatorio guardar?
Deben conservarse todas las facturas que tengan relevancia fiscal, contable o mercantil, incluyendo:
-
Facturas emitidas: Documentos que acreditan las operaciones realizadas con clientes.
-
Facturas recibidas: Justificantes de los bienes y servicios adquiridos.
-
Facturas rectificativas: Aquellas que modifican o corrigen facturas anteriores.
-
Justificantes contables: Documentos que respaldan las anotaciones en los libros contables.
Además, es recomendable conservar otros documentos como albaranes, contratos y cualquier otro que respalde las operaciones comerciales.
¿Cuántos años hay que conservar las facturas?
El plazo de conservación de las facturas varía según diferentes criterios legales:
Criterio fiscal
Según la Ley General Tributaria, el plazo de prescripción de las obligaciones fiscales es de 4 años. Este período comienza a contar desde el final del plazo de presentación de la declaración correspondiente. Durante este tiempo, la Administración Tributaria puede realizar comprobaciones e inspecciones, por lo que es obligatorio conservar las facturas y demás documentos justificativos.
Criterio mercantil
El Código de Comercio establece que los empresarios deben conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio durante 6 años, contados desde el último asiento realizado en los libros. Este plazo es independiente del criterio fiscal y debe cumplirse para garantizar la correcta gestión mercantil de la empresa.
Criterio penal
En casos de delitos fiscales, el Código Penal establece un plazo de prescripción de 10 años para los delitos más graves. Por lo tanto, en situaciones donde pueda existir riesgo de implicaciones penales, es recomendable conservar la documentación durante este período.
¿En qué formato hay que guardar las facturas?
Las facturas pueden conservarse en formato papel o electrónico, siempre que se garantice:
-
Autenticidad del origen: Asegurar que la factura proviene del emisor legítimo.
-
Integridad del contenido: Garantizar que la factura no ha sido alterada.
-
Legibilidad: Que la factura sea fácilmente legible durante todo el período de conservación.
Con la entrada en vigor del Real Decreto 238/2026, se ha impulsado el uso de la factura electrónica entre empresarios y profesionales, estableciendo requisitos específicos para su emisión y conservación.
Herramientas como Verifactus te permiten cumplir con VeriFactu desde el primer día, con 15 días de prueba gratuita sin tarjeta.
Simplifica la gestión de tus facturas
Con Verifactus, cumple con la normativa de conservación de facturas de forma sencilla y segura. 15 días gratis, sin tarjeta.
Prueba Verifactus gratis →Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio conservar las facturas en formato electrónico?
No es obligatorio, pero es recomendable. La conservación electrónica facilita el acceso y la gestión de las facturas, siempre que se cumplan los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad.
¿Qué ocurre si no conservo las facturas durante el plazo legal?
No conservar las facturas durante el plazo legal puede derivar en sanciones por parte de la Administración Tributaria y dificultades para justificar operaciones en caso de inspecciones.
¿Puedo digitalizar las facturas en papel y deshacerme de los originales?
Sí, siempre que la digitalización garantice la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas, y se cumplan los requisitos establecidos por la normativa vigente.
¿Cómo afecta la factura electrónica a la conservación de documentos?
La factura electrónica facilita la conservación y gestión de documentos, siempre que se cumplan los requisitos legales de autenticidad, integridad y legibilidad.
¿Es necesario conservar las facturas de operaciones exentas de IVA?
Sí, todas las facturas, incluidas las de operaciones exentas de IVA, deben conservarse durante el plazo legal establecido.
¿Qué medidas de seguridad debo implementar para conservar las facturas electrónicas?
Es recomendable implementar medidas que garanticen la protección contra accesos no autorizados, alteraciones y pérdidas, como copias de seguridad y sistemas de control de acceso.
¿Puedo utilizar un software de terceros para la conservación de facturas?
Sí, siempre que el software cumpla con los requisitos legales de conservación y garantice la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas.
¿Cómo puedo asegurarme de que mi sistema de conservación cumple con la normativa?
Es recomendable realizar auditorías periódicas y consultar con expertos en la materia para garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.
Gestiona tus facturas con Verifactus
Cumple con la normativa de conservación de facturas de forma sencilla y segura. 15 días gratis, sin tarjeta.
Regístrate ahora →