Cómo adaptar tu ecommerce a VeriFactu: Guía completa para 2026

1. ¿Por qué VeriFactu afecta a tu ecommerce?

VeriFactu es el sistema de verificación de facturas implementado por la Agencia Tributaria española para garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas emitidas por empresas y autónomos. Este sistema busca combatir el fraude fiscal y asegurar que todas las transacciones comerciales sean transparentes y verificables.

Si gestionas una tienda online, es fundamental comprender cómo VeriFactu impacta en tu negocio. A partir del 1 de enero de 2027, las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades estarán obligadas a utilizar sistemas de facturación que cumplan con los requisitos de VeriFactu. Para los autónomos, esta obligación entrará en vigor el 1 de julio de 2027. Por lo tanto, es esencial que tu ecommerce se adapte a esta normativa para evitar posibles sanciones y garantizar el cumplimiento legal.

2. ¿Quién está obligado a usar VeriFactu si vende online?

La obligación de utilizar sistemas de facturación que cumplan con VeriFactu recae en:

• Empresas: A partir del 1 de enero de 2027, todas las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán adaptarse a VeriFactu.

• Autónomos: Desde el 1 de julio de 2027, los autónomos también estarán obligados a cumplir con esta normativa.

Es importante destacar que esta obligación aplica a todos los sectores, incluyendo el comercio electrónico. Por lo tanto, si operas una tienda online, ya sea como empresa o autónomo, deberás asegurarte de que tu sistema de facturación cumple con los requisitos de VeriFactu en las fechas mencionadas.

3. Requisitos de VeriFactu para las tiendas online

Para cumplir con VeriFactu, tu software de facturación debe garantizar:

• Inalterabilidad de los registros: No se pueden modificar ni eliminar facturas sin dejar constancia de ello. Cualquier cambio debe generar un nuevo registro vinculado al original.

• Trazabilidad completa: El sistema debe conservar un historial completo de todas las operaciones realizadas sobre cada factura.

• Unicidad: Cada registro debe ser único e irrepetible, evitando duplicidades.

• Accesibilidad: Los registros deben estar disponibles para su consulta por parte de la Agencia Tributaria en formatos legibles y estructurados.

• Certificación del fabricante: El desarrollador del software debe declarar responsablemente que su producto cumple con todos los requisitos del reglamento.

Además, el software debe generar un código QR en cada factura, permitiendo su verificación por parte de la Agencia Tributaria.

4. ¿Shopify, WooCommerce o PrestaShop ya cumplen VeriFactu?

Las plataformas de ecommerce más populares, como Shopify, WooCommerce y PrestaShop, ofrecen soluciones robustas para la gestión de tiendas online. Sin embargo, por defecto, estas plataformas no cumplen con los requisitos específicos de VeriFactu.

Para adaptarse a la normativa, es necesario implementar módulos o plugins adicionales que integren las funcionalidades exigidas por VeriFactu. Por ejemplo:

• WooCommerce: Existen plugins diseñados para generar facturas que cumplen con VeriFactu, incorporando los elementos necesarios como el código QR y garantizando la inalterabilidad de los registros.

• PrestaShop: Al igual que en WooCommerce, se pueden instalar módulos que aseguren el cumplimiento de VeriFactu.

• Shopify: Aunque es una plataforma más cerrada en cuanto a personalización, es posible utilizar aplicaciones externas o integraciones que permitan cumplir con la normativa.

Es esencial verificar que cualquier solución implementada esté actualizada y cumpla con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria.

5. Cómo adaptar tu ecommerce a VeriFactu

Adaptar tu tienda online a VeriFactu implica los siguientes pasos:

1. Evaluar tu plataforma actual: Determina si tu sistema de facturación actual puede adaptarse a los requisitos de VeriFactu o si necesitas implementar nuevas soluciones.

2. Seleccionar un software compatible: Opta por un software de facturación que cumpla con los requisitos de VeriFactu y que se integre fácilmente con tu plataforma de ecommerce.

3. Implementar módulos o plugins: Instala los módulos o plugins necesarios en tu plataforma (WooCommerce, PrestaShop, Shopify) que permitan la generación de facturas conformes a VeriFactu.

4. Configurar correctamente: Asegúrate de que la configuración del software y los módulos sea la adecuada para garantizar la inalterabilidad, trazabilidad y accesibilidad de las facturas.

5. Formar a tu equipo: Capacita a tu equipo en el uso del nuevo sistema y en las mejores prácticas para garantizar el cumplimiento continuo de la normativa.

6. Realizar pruebas: Antes de la fecha de obligatoriedad, realiza pruebas para asegurarte de que todo funciona correctamente y que las facturas generadas cumplen con los requisitos de VeriFactu.

5.1. ¿Cómo gestionar devoluciones y facturas rectificativas?

Las devoluciones y las facturas rectificativas deben gestionarse de manera que se mantenga la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros. Es fundamental que:

• Se emitan facturas rectificativas: En caso de devoluciones o errores, se debe emitir una factura rectificativa que haga referencia a la factura original.

• Se mantenga el enlace entre documentos: El sistema debe vincular la factura rectificativa con la original, asegurando la trazabilidad completa.

• Se registre adecuadamente: Todas las operaciones deben quedar registradas en el sistema, sin posibilidad de eliminación o modificación sin dejar constancia.

6. ¿Tengo que enviar cada factura a Hacienda en tiempo real?

VeriFactu permite la remisión voluntaria de los registros de facturación a la Agencia Tributaria en tiempo real. Sin embargo, esta remisión no es obligatoria. Lo que sí es obligatorio es que el software de facturación cumpla con los requisitos de inalterabilidad, trazabilidad y accesibilidad establecidos por la normativa.

7. ¿Qué sanciones conlleva no adaptarse a VeriFactu?

El incumplimiento de los requisitos de VeriFactu puede conllevar sanciones significativas. Las multas pueden alcanzar hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal. Por lo tanto, es crucial asegurarse de que tu ecommerce cumpla con la normativa para evitar posibles sanciones.

8. ¿VeriFactu es un "Gran Hermano" que vigila cada venta?

Aunque VeriFactu busca garantizar la transparencia y combatir el fraude fiscal, no implica una vigilancia constante de cada venta. El sistema se centra en asegurar que las facturas emitidas sean inalterables y trazables, permitiendo a la Agencia Tributaria verificar la información cuando sea necesario.

9. Preguntas frecuentes