¿Qué necesitas para cumplir con el reglamento Verifactu?

¿Qué es el Reglamento Verifactu?

El Reglamento Verifactu, formalmente conocido como Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, establece los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales en España. Su objetivo principal es garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, evitando así el uso de software de doble uso o de ocultación de ventas.

¿Cuáles son los objetivos de Verifactu?

Los objetivos principales de Verifactu son:

• Prevenir el fraude fiscal: Asegurando que todas las operaciones se registren de manera segura y no manipulable.
• Garantizar la transparencia: Facilitando a la Agencia Tributaria el acceso a la información de facturación en tiempo real o diferido.
• Establecer estándares técnicos: Definiendo especificaciones claras para los sistemas de facturación, asegurando su compatibilidad y seguridad.

Plazos de implementación

Según el Real Decreto-ley 15/2025, los plazos de implementación de Verifactu son:

• Empresas (sociedades): Obligación de adaptación a partir del 1 de enero de 2027.
• Autónomos y pymes: Obligación de adaptación a partir del 1 de julio de 2027.

Es fundamental que tanto empresas como autónomos comiencen a prepararse con antelación para cumplir con estos plazos y evitar posibles sanciones.

¿Cómo cumplir con el Reglamento Verifactu?

¿Qué requisitos legales se deben cumplir?

Para cumplir con Verifactu, es necesario:

• Utilizar sistemas de facturación certificados: Los programas deben cumplir con las especificaciones técnicas establecidas en la Orden HAC/1177/2024.
• Garantizar la inalterabilidad de los registros: Los sistemas deben asegurar que los registros de facturación no puedan ser modificados sin dejar rastro.
• Conservar los registros durante el plazo legal: Los registros deben almacenarse durante al menos cuatro años.

¿Qué sistemas de facturación se pueden utilizar para adherirse al Reglamento Verifactu?

Se pueden utilizar sistemas de facturación que:

• Estén certificados: Cumplan con las especificaciones técnicas establecidas por la normativa.
• Garantíen la integridad y trazabilidad: Aseguren que cada factura emitida sea inalterable y trazable.
• Permitan la remisión de registros a la AEAT: Ya sea en tiempo real o diferido, según la modalidad elegida.

¿Qué requisitos técnicos deben cumplir dichos sistemas para cumplir con este reglamento?

Los sistemas de facturación deben:

• Generar un registro de cada factura: Incluyendo un código único encadenado a la anterior.
• Incluir un código QR en las facturas: Para que el cliente pueda verificar su validez ante la AEAT.
• Utilizar huellas digitales (hashing): Para impedir cualquier modificación posterior sin dejar rastro.

¿Qué ventajas tiene la adopción de Verifactu?

Adoptar Verifactu ofrece múltiples ventajas:

• Mayor seguridad jurídica: Al cumplir con la normativa vigente, se reducen los riesgos de sanciones.
• Transparencia fiscal: Facilita la relación con la Agencia Tributaria y mejora la imagen de la empresa.
• Optimización de procesos: La digitalización y estandarización de la facturación pueden mejorar la eficiencia operativa.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de Verifactu puede conllevar sanciones significativas:

• Para usuarios (empresas y autónomos): Multas de hasta 50.000€ por utilizar software de facturación que no cumpla con los requisitos, incluso si no se utiliza para defraudar.
• Para desarrolladores y comercializadores de software: Multas de hasta 150.000€ por año de ventas si comercializan software no certificado.

Preguntas frecuentes

¿Existe una diferencia entre Verifactu y la factura electrónica?

Sí, Verifactu es un sistema que garantiza la integridad y trazabilidad de las facturas, mientras que la factura electrónica es un formato digital de la factura. Ambos sistemas pueden complementarse, pero no son lo mismo.

¿Puedo enviar una factura al cliente antes de que la valide la AEAT?

Sí, puedes enviar la factura al cliente antes de que la valide la AEAT. Sin embargo, es importante asegurarse de que el sistema de facturación utilizado cumpla con los requisitos de Verifactu y que los registros sean remitidos a la AEAT en el plazo establecido.

Si no uso Verifactu, ¿cómo tendré que enviar mis facturas a Hacienda?

Si no utilizas Verifactu, deberás asegurarte de que tu sistema de facturación cumple con los requisitos establecidos en el Reglamento y estar preparado para remitir los registros de facturación a la AEAT cuando sean requeridos.

¿Verifactu sustituye la presentación de modelos como el 347 o 390?

No, Verifactu no sustituye la presentación de modelos tributarios como el 347 o 390. Estos modelos siguen siendo obligatorios y Verifactu es un sistema complementario que garantiza la integridad de los registros de facturación.

¿Sustituirá Verifactu al sistema Face para facturación con la administración pública?

No, Verifactu y el sistema Face son sistemas diferentes. Face es el punto general de entrada de facturas electrónicas para la Administración Pública, mientras que Verifactu es un sistema que garantiza la integridad y trazabilidad de las facturas.

¿Por qué es necesario un certificado digital para Verifactu?

El certificado digital es necesario para garantizar la autenticidad y seguridad de los registros de facturación remitidos a la AEAT, asegurando que no han sido alterados.

¿La firma electrónica de las facturas se hace con el certificado digital?

Sí, la firma electrónica de las facturas se realiza utilizando el certificado digital, garantizando así su autenticidad e integridad.

Para facilitar la adaptación a Verifactu, es recomendable utilizar herramientas especializadas que cumplan con todos los requisitos legales y técnicos. Verifactus es una solución de facturación online 100% adaptada a Verifactu y la normativa española, ofreciendo 15 días de prueba gratuita sin necesidad de tarjeta de crédito.

Recuerda que la adaptación a Verifactu es un proceso que requiere tiempo y planificación. No esperes al último momento para cumplir con la normativa y evita posibles sanciones.