Factura de entrenador personal: cómo hacerla y qué tener en cuenta

Qué obligaciones tiene un entrenador personal

Ser entrenador personal autónomo en España implica cumplir con una serie de obligaciones legales y fiscales para operar de manera correcta y evitar sanciones. A continuación, se detallan los pasos esenciales que debes seguir:

1. Alta en Hacienda

Antes de comenzar tu actividad, es imprescindible darte de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores de la Agencia Tributaria mediante el modelo 036. En este proceso, deberás:

• Seleccionar el epígrafe del IAE adecuado: Para entrenadores personales, el epígrafe más común es el 826, correspondiente a "Personal docente de enseñanzas diversas".

• Indicar el régimen de IVA: Generalmente, se aplica el tipo general del 21%.

• Elegir el régimen de IRPF: La estimación directa simplificada es la opción más habitual para autónomos.

2. Alta en la Seguridad Social (RETA)

Una vez registrado en Hacienda, debes inscribirte en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social. Este trámite puede realizarse en la sede electrónica de la Seguridad Social o de forma presencial. La cuota mensual variará según tus ingresos reales, con una tarifa plana de 80 euros mensuales durante los primeros 12 meses si cumples los requisitos establecidos.

3. Gestión de impuestos: IVA e IRPF

Como entrenador personal autónomo, estás obligado a:

• Presentar declaraciones trimestrales de IVA (modelo 303): Debes declarar el IVA repercutido en tus facturas y deducir el IVA soportado en tus gastos deducibles.

• Declarar el IRPF mediante el modelo 130: Si más del 70% de tus ingresos provienen de clientes que no practican retención, deberás presentar pagos fraccionados trimestrales del IRPF.

4. Llevar una contabilidad adecuada

Es fundamental mantener una contabilidad ordenada que incluya:

• Registro de ingresos y gastos: Conserva todas las facturas emitidas y recibidas.

• Libros contables obligatorios: Lleva al día los libros de ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones de fondos.

• Conservación de documentos: Guarda toda la documentación fiscal durante al menos cuatro años, ya que puede ser requerida en caso de inspección.

Cómo es una factura de entrenador personal

Emitir facturas correctamente es esencial para cumplir con la normativa y transmitir profesionalidad a tus clientes. A continuación, se detallan los aspectos clave:

Tipos de facturas de entrenador personal que puedes emitir

• Factura completa: Incluye todos los datos fiscales del emisor y del receptor, descripción detallada de los servicios, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención de IRPF (si aplica) y el importe total.

• Factura simplificada: Puede emitirse en operaciones de hasta 400 euros (IVA incluido) y debe contener, al menos, los datos del emisor, fecha, descripción del servicio, tipo de IVA aplicado y el importe total.

Datos esenciales en la factura de entrenador personal

Toda factura debe contener:

• Número y serie de factura: Numeración correlativa y sin saltos.

• Fecha de expedición: Fecha en que se emite la factura.

• Datos del emisor: Nombre completo o razón social, NIF y domicilio fiscal.

• Datos del receptor: Nombre completo o razón social, NIF y domicilio fiscal (en facturas completas).

• Descripción de los servicios: Detalle claro de los servicios prestados, como "Sesión de entrenamiento personal" o "Bono mensual de entrenamiento".

• Base imponible: Importe neto de los servicios antes de impuestos.

• Tipo y cuota de IVA: Generalmente, se aplica el 21%.

• Retención de IRPF: Si facturas a empresas o profesionales, debes aplicar una retención del 15% (o del 7% si eres nuevo autónomo durante los primeros tres años).

• Importe total: Suma de la base imponible más el IVA, menos la retención de IRPF (si aplica).

¿Puedo hacer una factura de entrenador personal sin ser autónomo?

En España, para emitir facturas de manera regular es obligatorio estar dado de alta como autónomo. Sin embargo, existe una excepción:

¿Cuándo puedo facturar sin darme de alta como autónomo?

Si realizas una actividad económica de forma esporádica y tus ingresos no superan el Salario Mínimo Interprofesional (SMI) anual, podrías emitir facturas sin estar dado de alta en el RETA. No obstante, debes darte de alta en Hacienda y presentar las declaraciones fiscales correspondientes. Es recomendable consultar con un asesor fiscal para evaluar tu situación específica.

Consejos para gestionar tus facturas de entrenamiento personal

• Utiliza un software de facturación adaptado a VeriFactu: A partir del 1 de julio de 2027, será obligatorio que los autónomos utilicen sistemas de facturación que cumplan con el Reglamento VeriFactu. Herramientas como Verifactus te permiten cumplir con esta normativa desde el primer día, ofreciendo 15 días de prueba gratuita sin necesidad de tarjeta.

• Mantén una numeración correlativa: Asegúrate de que tus facturas sigan una secuencia numérica sin saltos para facilitar el control fiscal.

• Revisa la normativa vigente: Las leyes fiscales pueden cambiar; mantente informado para evitar incumplimientos.

• Conserva copias de seguridad: Guarda tus facturas en formato digital y físico para prevenir pérdidas de información.

• Consulta con profesionales: Ante dudas fiscales o contables, es aconsejable acudir a un asesor especializado.

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