Factura electrónica obligatoria en España: todo lo que necesitas saber

¿Qué es la factura electrónica obligatoria?

La factura electrónica obligatoria es un sistema de facturación digital que sustituye a la factura en papel, permitiendo la emisión, transmisión y recepción de facturas en formato electrónico estructurado. Este sistema busca mejorar la eficiencia en la gestión empresarial, reducir la morosidad y facilitar el control fiscal por parte de la Administración Tributaria.

¿Qué es la nueva factura electrónica obligatoria entre negocios?

La nueva factura electrónica obligatoria entre negocios, también conocida como factura electrónica B2B (Business to Business), es una normativa que exige a las empresas y profesionales emitir y recibir facturas electrónicas en sus transacciones comerciales. Esta obligación se enmarca en el Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, que desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales y modifica el Reglamento de obligaciones de facturación.

¿A quién afecta la factura electrónica obligatoria?

La factura electrónica obligatoria afecta a todos los empresarios y profesionales que realicen operaciones comerciales en España. Sin embargo, existen ciertas excepciones y particularidades que conviene conocer.

¿A qué negocios afecta?

La obligación de emitir y recibir facturas electrónicas se aplica a:

• Empresas y profesionales: Todas las entidades jurídicas y personas físicas que realicen actividades económicas en España están obligadas a utilizar la factura electrónica en sus transacciones comerciales.

• Entidades con sede en España: La normativa se aplica a aquellos empresarios y profesionales que tengan en España la sede de su actividad económica, un establecimiento permanente o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual.

Excepciones

Existen ciertas excepciones a la obligación de emitir facturas electrónicas:

• Facturas simplificadas: Las operaciones que se documenten a través de facturas simplificadas emitidas al amparo del artículo 4 del Reglamento de obligaciones de facturación están exceptuadas, salvo que se trate de facturas simplificadas cualificadas.

• Sectores específicos: La persona titular del Ministerio de Economía, Comercio y Empresa, mediante orden ministerial, puede excluir otras operaciones de la obligación de expedición de factura electrónica cuando sea necesario para el buen funcionamiento económico del sector concernido. Estas exclusiones suelen tener carácter temporal y están motivadas por dificultades relevantes de adaptación a la nueva obligación.

¿Qué operaciones quedan fuera?

Las operaciones que quedan fuera de la obligación de emitir factura electrónica incluyen:

• Operaciones con consumidores finales: La obligación de facturación electrónica se centra en transacciones entre empresas y profesionales. Las operaciones con consumidores finales no están sujetas a esta obligación, aunque se fomenta su uso para mejorar la eficiencia y transparencia.

• Operaciones exentas por normativa específica: Algunas operaciones pueden estar exentas de la obligación de facturación electrónica debido a normativas sectoriales o específicas que así lo establezcan.

¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria?

La entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria se ha establecido de forma progresiva para facilitar la adaptación de las empresas y profesionales a la nueva normativa.

¿Para quiénes ya es obligatoria la factura electrónica?

Actualmente, la factura electrónica es obligatoria para:

• Empresas que facturan con la Administración Pública: Desde 2015, las empresas que realizan transacciones con el sector público están obligadas a emitir facturas electrónicas.

• Empresas con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros: Según el Real Decreto 238/2026, estas empresas deberán adaptarse a la factura electrónica obligatoria en un plazo de 12 meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial correspondiente.

¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria entre negocios?

Para el resto de empresarios y profesionales, la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas entrará en vigor 24 meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial prevista en el Real Decreto 238/2026.

Fechas clave sobre facturación electrónica en España

• 31 de marzo de 2026: Publicación del Real Decreto 238/2026 en el BOE.

• Entrada en vigor del Real Decreto: 20 días después de su publicación en el BOE.

• Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Obligación de emitir facturas electrónicas 12 meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial correspondiente.

• Resto de empresas y profesionales: Obligación de emitir facturas electrónicas 24 meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial correspondiente.

Fechas pendientes

• Publicación de la orden ministerial: Se espera la publicación de la orden ministerial que establecerá los detalles técnicos y operativos de la factura electrónica obligatoria. Esta orden determinará los plazos exactos para la adaptación de las empresas y profesionales.

Calendario de implementación de la factura electrónica obligatoria

| Fecha | Evento | |---|---| | 31 de marzo de 2026 | Publicación del Real Decreto 238/2026 en el BOE | | 20 días después | Entrada en vigor del Real Decreto | | 12 meses después de la orden ministerial | Obligación para empresas con facturación superior a 8 millones de euros | | 24 meses después de la orden ministerial | Obligación para el resto de empresas y profesionales |

Cambios en la normativa de facturación

La implementación de la factura electrónica obligatoria conlleva cambios significativos en la normativa de facturación vigente en España.

¿Qué cambia con la factura electrónica?

• Formato de las facturas: Las facturas deberán emitirse en formato electrónico estructurado, lo que facilita su procesamiento automatizado y reduce errores manuales.

• Transmisión y recepción: Las facturas electrónicas deberán transmitirse y recibirse a través de plataformas electrónicas que garanticen la autenticidad e integridad de la información.

• Control fiscal: La Agencia Tributaria tendrá acceso en tiempo real a la información de las facturas, lo que permitirá un control más eficiente y una reducción del fraude fiscal.

¿Qué cambia en cuanto a las leyes actuales de facturación?

• Modificación del Reglamento de obligaciones de facturación: El Real Decreto 238/2026 modifica el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1619/2012, adaptándolo a las nuevas exigencias de la factura electrónica obligatoria.

• Nuevas obligaciones para los emisores y receptores: Se establecen obligaciones específicas para garantizar la correcta emisión, transmisión, recepción y conservación de las facturas electrónicas.

¿Qué dice la legislación sobre la factura electrónica en España?

La legislación española establece que:

• Obligatoriedad: La emisión y recepción de facturas electrónicas es obligatoria para las transacciones entre empresas y profesionales, según lo establecido en el Real Decreto 238/2026.

• Requisitos técnicos: Las facturas electrónicas deben cumplir con los requisitos técnicos y de información establecidos por la normativa, garantizando su autenticidad, integridad y legibilidad.

Formatos y sistemas de factura electrónica en España

Para garantizar la interoperabilidad y eficiencia del sistema de facturación electrónica, se han establecido formatos y sistemas específicos.

Formatos

Las facturas electrónicas deben ajustarse al modelo semántico de datos EN16931 del Comité Europeo de Normalización y utilizar una de las siguientes sintaxis:

• CII (Cross Industry Invoice)

• UBL (Universal Business Language)

• EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)

• Facturae

Sistemas

• Plataformas privadas de intercambio: Las empresas pueden utilizar plataformas privadas para la emisión y recepción de facturas electrónicas, siempre que cumplan con los requisitos establecidos por la normativa.

• Solución pública de la Agencia Tributaria: La Agencia Tributaria desarrollará una aplicación o formulario gratuito que permitirá a los empresarios y profesionales la expedición de facturas electrónicas y la generación de información sobre el estado de las mismas.

Objetivo de la factura electrónica obligatoria

La implementación de la factura electrónica obligatoria persigue varios objetivos:

• Reducción de la morosidad: Al facilitar el seguimiento de los plazos de pago, se busca reducir los periodos medios de pago y mejorar la liquidez de las empresas.

• Mejora del control fiscal: La digitalización de las facturas permite a la Agencia Tributaria un control más eficiente y en tiempo real, reduciendo el fraude fiscal.

• Impulso a la digitalización: Fomentar la adopción de tecnologías digitales en las empresas, mejorando su competitividad y eficiencia operativa.

Ventajas de la factura electrónica obligatoria

La adopción de la factura electrónica obligatoria ofrece múltiples beneficios:

• Eficiencia operativa: Automatiza procesos de facturación, reduciendo errores y tiempos de gestión.

• Ahorro de costes: Disminuye el uso de papel y los gastos asociados al envío y almacenamiento de facturas físicas.

• Transparencia: Facilita el seguimiento y control de las transacciones comerciales.

• Sostenibilidad: Contribuye a la reducción del impacto ambiental al eliminar el uso de papel.

Sanciones por no cumplir con la factura electrónica obligatoria

El incumplimiento de la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas puede conllevar sanciones significativas.

Tipos de sanciones

• Sanciones económicas: Multas por no emitir facturas electrónicas cuando es obligatorio.

• Sanciones administrativas: Posibles restricciones o limitaciones en la actividad empresarial.

Multas aplicadas

Las multas pueden variar en función de la gravedad y reiteración del incumplimiento. Es fundamental que las empresas y profesionales se adapten a la normativa para evitar sanciones.

Obligaciones previstas para empresas y autónomos

La normativa establece obligaciones específicas tanto para los emisores como para los receptores de facturas electrónicas.

Obligaciones de los autónomos y pymes emisores de facturas

• Emisión en formato electrónico: Emitir facturas en los formatos establecidos por la normativa.

• Transmisión a través de plataformas autorizadas: Utilizar plataformas que garanticen la autenticidad e integridad de las facturas.

• Conservación: Almacenar las facturas electrónicas durante el periodo legalmente establecido.

Obligaciones de los autónomos y pymes receptores de facturas

• Recepción en formato electrónico: Aceptar y procesar facturas electrónicas en los formatos establecidos.

• Confirmación de recepción: Notificar la recepción y estado de las facturas en los plazos establecidos.

• Conservación: Almacenar las facturas electrónicas recibidas durante el periodo legalmente establecido.

Diferencias entre la factura electrónica obligatoria y Verifactu

Es importante diferenciar entre la factura electrónica obligatoria y el sistema Verifactu.

• Factura electrónica obligatoria: Se centra en la digitalización de las facturas en las transacciones entre empresas y profesionales, con el objetivo de mejorar la eficiencia y control fiscal.

• Verifactu: Es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que obliga a las empresas y autónomos a emitir facturas a través de software certificado, garantizando la autenticidad, integridad y trazabilidad de las facturas. Su implementación ha sido pospuesta hasta 2027.

Lo último en 2026 sobre factura electrónica obligatoria

Abril 2026

• Publicación del Real Decreto 238/2026: El 31 de marzo de 2026 se publicó en el BOE el Real Decreto que desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.

Marzo 2026

• Aprobación del Real Decreto: El Consejo de Ministros aprobó el Real Decreto 238/2026, estableciendo la obligatoriedad de la factura electrónica en las transacciones B2B.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria