¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas en España?

¿Qué facturas debemos guardar?

Como autónomo o empresa en España, estás obligado a conservar todas las facturas relacionadas con tu actividad económica. Esto incluye:

• Facturas emitidas: Documentos que reflejan las ventas o servicios prestados a tus clientes.
• Facturas recibidas: Comprobantes de los bienes o servicios que has adquirido para tu negocio.
• Justificantes contables: Cualquier otro documento que respalde operaciones económicas, como recibos, albaranes o contratos.

La conservación de estos documentos es esencial para cumplir con las obligaciones fiscales y mercantiles, así como para facilitar posibles inspecciones o auditorías.

¿Cuánto tiempo se guardan las facturas?

El período durante el cual debes conservar las facturas depende de diferentes normativas que establecen plazos específicos:

Plazo fiscal

Según la Ley General Tributaria, el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias es de cuatro años. Este período comienza a contar desde el último día del plazo de presentación de la declaración o autoliquidación correspondiente. Durante este tiempo, la Agencia Tributaria puede realizar comprobaciones o inspecciones, por lo que es imprescindible conservar todas las facturas y documentos justificativos relacionados.

Plazo mercantil

El Código de Comercio establece que los empresarios deben conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio durante seis años, contados desde el último asiento realizado en los libros. Este plazo es independiente del fiscal y se aplica a efectos mercantiles y legales.

Plazo en materia de prevención del blanqueo de capitales

Para ciertas actividades sujetas a la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales, existe la obligación de conservar la documentación durante diez años. Este plazo es aplicable a sectores específicos y tiene como objetivo facilitar la trazabilidad de las operaciones financieras.

¿Es necesario guardar las facturas en papel?

No es obligatorio conservar las facturas en formato papel. La normativa permite la conservación de las facturas en formato electrónico, siempre que se garantice:

• Autenticidad del origen: Asegurar que la factura proviene del emisor legítimo.
• Integridad del contenido: Garantizar que la factura no ha sido alterada desde su emisión.
• Legibilidad: Que la factura pueda ser leída sin dificultad durante todo el período de conservación.

Para cumplir con estos requisitos, es recomendable utilizar software de gestión documental que permita almacenar las facturas de forma segura y que facilite su recuperación en caso de ser necesario.

¿Cómo cumplir con la normativa de conservación de facturas?

Para asegurarte de cumplir con la normativa vigente, sigue estos pasos:

1. Organiza tus facturas: Clasifica y archiva las facturas emitidas y recibidas de forma ordenada, ya sea en formato físico o digital.
2. Utiliza software de gestión: Herramientas como Verifactus te permiten almacenar y gestionar tus facturas de manera eficiente, garantizando su integridad y facilitando su recuperación.
3. Realiza copias de seguridad: Asegúrate de tener copias de seguridad de tus facturas digitales para evitar pérdidas de información.
4. Permanece actualizado: Mantente informado sobre posibles cambios en la normativa que puedan afectar los plazos o requisitos de conservación.

VeriFactu y la conservación de facturas

El sistema VeriFactu, regulado por el Real Decreto 1007/2023, establece nuevos requisitos para los sistemas informáticos de facturación en España. A partir del 1 de enero de 2027 para sociedades y del 1 de julio de 2027 para autónomos, será obligatorio utilizar software que cumpla con las especificaciones de VeriFactu, garantizando la inalterabilidad y trazabilidad de las facturas emitidas.

Implementar un software de facturación adaptado a VeriFactu no solo te ayudará a cumplir con esta nueva normativa, sino que también facilitará la conservación y gestión de tus facturas, asegurando su integridad y disponibilidad durante los plazos legales establecidos.

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