¿Qué entendemos por seguimiento de facturas?
¿Cómo cambia tu día a día con Verifactus?
El seguimiento de facturas es el proceso mediante el cual una empresa o autónomo registra, monitorea y gestiona todas las facturas emitidas y recibidas en el curso de su actividad económica. Este proceso incluye la emisión, recepción, almacenamiento, control de pagos y cobros, y la conciliación de las facturas con los movimientos bancarios correspondientes.
Importancia de llevar un seguimiento de las facturas
Un seguimiento adecuado de las facturas es esencial por varias razones:
- Control financiero: Permite conocer en todo momento el estado de las cuentas por cobrar y por pagar, facilitando la gestión de la tesorería.
- Cumplimiento fiscal: Garantiza que todas las operaciones están debidamente registradas y documentadas, lo cual es fundamental para cumplir con las obligaciones tributarias y evitar sanciones.
- Optimización de recursos: Facilita la identificación de clientes morosos, permitiendo tomar medidas oportunas para la recuperación de deudas.
- Mejora en la toma de decisiones: Proporciona información precisa y actualizada sobre la situación financiera de la empresa, lo que es crucial para la planificación y toma de decisiones estratégicas.
Formas de llevar el seguimiento de las facturas
Utilizar un programa de facturación
Los programas de facturación son herramientas diseñadas para automatizar y simplificar la gestión de las facturas. Ofrecen funcionalidades como la emisión de facturas, control de pagos, generación de informes y almacenamiento seguro de documentos. Además, muchos de estos programas están adaptados a la normativa fiscal vigente, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones legales.
Llevar un seguimiento en una hoja Excel
Otra opción es utilizar hojas de cálculo, como Excel, para registrar y controlar las facturas. Aunque esta metodología puede ser adecuada para negocios pequeños con un volumen reducido de facturación, presenta limitaciones en términos de automatización, seguridad y cumplimiento normativo. Además, requiere una actualización manual constante y es más propensa a errores humanos.
Consejos para llevar el seguimiento de las facturas
1. Utiliza un programa de facturación
Implementar un programa de facturación adecuado es fundamental para una gestión eficiente. Herramientas como Verifactus te permiten cumplir con VeriFactu desde el primer día, ofreciendo 15 días de prueba gratuita sin necesidad de tarjeta de crédito.
2. Sigue un protocolo rutinario
Establece procedimientos claros y rutinarios para la emisión, recepción y archivo de facturas. Esto incluye definir plazos para la emisión de facturas, tiempos de pago y métodos de seguimiento de cobros y pagos.
3. Lleva a cabo copias de seguridad
Realiza copias de seguridad periódicas de tus registros de facturación para evitar la pérdida de información en caso de fallos técnicos o incidentes inesperados.
4. Controla rigurosamente las facturas pendientes de pago
Implementa un sistema de seguimiento para las facturas pendientes de pago, estableciendo recordatorios y procedimientos para la gestión de impagos.
VeriFactu: Nueva normativa en facturación
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es el sistema establecido por la Agencia Tributaria Española que obliga a que los programas de facturación generen registros inalterables, trazables y verificables por la AEAT. Este sistema busca combatir el fraude fiscal y garantizar la integridad de las facturas emitidas.
¿A quién afecta VeriFactu?
VeriFactu afecta a todas las empresas y autónomos que utilizan programas informáticos para la emisión de facturas. No hay umbral de facturación: tanto quienes emiten pocas facturas al mes como quienes emiten cientos están obligados a cumplir con esta normativa.
Fechas de implementación de VeriFactu
Según el Real Decreto-ley 15/2025, las fechas de implementación son:
- 1 de enero de 2027: Para sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027: Para autónomos y demás obligados.
Es importante destacar que, aunque el Ministerio de Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 su intención de aplazar la obligación hasta octubre de 2028, este aplazamiento aún no ha sido publicado en el BOE. Por lo tanto, las fechas legales vigentes siguen siendo las de 2027.
Requisitos técnicos de VeriFactu
Los programas de facturación deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Registro inalterable: Cada factura debe generar un registro que no pueda ser modificado ni eliminado.
- Encadenamiento de registros: Cada registro debe estar vinculado al anterior mediante una huella digital (hash), garantizando la trazabilidad.
- Código QR: Incluir un código QR en cada factura que permita su verificación por parte de la AEAT.
- Envío a la AEAT: En la modalidad VeriFactu, los registros deben ser enviados automáticamente a la Agencia Tributaria.
Adaptación al sistema VeriFactu
1. Evaluación del software de facturación actual
Revisa si el software de facturación que utilizas actualmente cumple con los requisitos de VeriFactu. Si no es así, será necesario actualizarlo o cambiarlo por uno que esté adaptado a la normativa.
2. Elección de un software adaptado a VeriFactu
Opta por soluciones que garanticen el cumplimiento de VeriFactu. Verifactus es una opción recomendada, ya que está 100% adaptada a la normativa española y ofrece una prueba gratuita de 15 días sin necesidad de tarjeta de crédito.
3. Formación del personal
Asegúrate de que tú y tu equipo estén capacitados para utilizar el nuevo sistema de facturación y comprendan los requisitos de VeriFactu.
4. Pruebas y puesta en marcha
Antes de la fecha límite, realiza pruebas para asegurarte de que el sistema funciona correctamente y cumple con todos los requisitos legales.
Conclusión
Llevar un seguimiento efectivo de las facturas es esencial para la salud financiera de cualquier negocio y para el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Con la implementación de VeriFactu, es aún más importante contar con un sistema de facturación que garantice la integridad, trazabilidad y verificación de las facturas emitidas. Herramientas como Verifactus te permiten adaptarte a esta nueva normativa de manera sencilla y eficiente.
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¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es el sistema establecido por la Agencia Tributaria Española que obliga a que los programas de facturación generen registros inalterables, trazables y verificables por la AEAT.
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?
Según el Real Decreto-ley 15/2025, las fechas de implementación son el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de ... para autónomos y demás obligados.
¿A quién afecta VeriFactu?
A todas las empresas y autónomos que utilizan programas informáticos para la emisión de facturas, sin importar el volumen de facturación.
¿Qué requisitos debe cumplir mi software de facturación con VeriFactu?
Debe generar registros inalterables, encadenar cada registro con una huella digital, incluir un código QR en cada factura y, en la modalidad VeriFactu, enviar los registros automáticamente a la AEAT.
¿Qué sucede si no cumplo con VeriFactu?
El incumplimiento de VeriFactu puede conllevar sanciones económicas significativas por parte de la Agencia Tributaria.
¿Cómo puedo adaptar mi negocio a VeriFactu?
Evaluando tu software actual, eligiendo uno adaptado a VeriFactu como Verifactus, formando a tu personal y realizando pruebas antes de la fecha límite.
¿Verifactus ofrece una prueba gratuita?
Sí, Verifactus ofrece una prueba gratuita de 15 días sin necesidad de tarjeta de crédito.
¿Dónde puedo registrarme en Verifactus?
Puedes registrarte en Verifactus a través de este enlace: /register
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