Modelo de carta para reclamar una factura impagada en España

¿Qué es una carta para reclamar una factura impagada?

Una carta para reclamar una factura impagada es un documento formal que un acreedor envía a su deudor para exigir el pago de una o varias facturas vencidas. Este escrito no solo sirve como recordatorio del importe adeudado, sino que también establece un plazo para el pago y advierte sobre las posibles acciones legales en caso de incumplimiento.

El uso de esta carta es fundamental por varias razones:

• Interrupción de la prescripción: Según el artículo 1973 del Código Civil, una reclamación fehaciente interrumpe el plazo de prescripción de la deuda, permitiendo al acreedor mantener su derecho a exigir el pago.
• Constitución en mora del deudor: Al recibir la carta, el deudor es formalmente notificado de su incumplimiento, lo que puede generar el devengo de intereses de demora desde la fecha de recepción.
• Base para acciones legales: En caso de que la deuda no sea saldada tras la reclamación, la carta sirve como prueba documental en procedimientos judiciales.

Es esencial que la carta sea clara, precisa y contenga todos los datos relevantes para evitar malentendidos y facilitar una resolución rápida del impago.

¿Cuándo enviar esta carta para reclamar una factura impagada?

El momento adecuado para enviar una carta de reclamación depende de varios factores, pero generalmente se recomienda seguir estos pasos:

1. Vencimiento de la factura: Una vez que la factura ha superado su fecha de vencimiento sin haber sido pagada, es prudente enviar un primer recordatorio amistoso.
2. Primer recordatorio: Si tras el primer recordatorio no se recibe respuesta ni pago, se debe enviar una carta de reclamación formal, estableciendo un nuevo plazo para el pago.
3. Segundo aviso: Si el deudor sigue sin responder, se puede enviar un segundo aviso más firme, advirtiendo sobre las acciones legales que se emprenderán en caso de impago.
4. Requerimiento previo a acciones legales: Antes de iniciar procedimientos judiciales, es recomendable enviar un requerimiento formal, preferiblemente por burofax, que servirá como prueba en caso de litigio.

Es importante tener en cuenta que, según la Ley Orgánica 1/2025, vigente desde el 3 de abril de 2025, es obligatorio intentar un Medio Adecuado de Solución de Controversias (MASC) antes de acudir a la vía judicial en casos de impago de facturas mercantiles. Este intento debe ser acreditado de forma fehaciente.

Descargar carta para reclamar una factura impagada en Word

Para facilitar el proceso de reclamación, hemos preparado un modelo de carta en formato Word que puedes descargar y personalizar según tus necesidades. Este modelo incluye:

• Datos del acreedor y del deudor.
• Detalles de la factura impagada (número, fecha, importe).
• Plazo para el pago.
• Advertencia sobre posibles acciones legales en caso de impago.

Descargar modelo de carta en Word

Descargar carta para reclamar una factura impagada en PDF

Si prefieres un formato no editable o necesitas enviar la carta por medios electrónicos que requieren un formato fijo, también ofrecemos el modelo en PDF.

Descargar modelo de carta en PDF

Ejemplo de uso de carta para reclamar una factura impagada

Para ilustrar cómo utilizar la carta de reclamación, consideremos el siguiente ejemplo:

Estimado/a [Nombre del Deudor],

Me dirijo a usted en calidad de [tu posición] de [Nombre de tu Empresa], con NIF [NIF de tu Empresa], para recordarle que, según nuestros registros, la factura número [Número de Factura], emitida el [Fecha de Emisión], por un importe de [Importe] euros, con fecha de vencimiento el [Fecha de Vencimiento], aún no ha sido abonada.

Le solicitamos que proceda al pago de la mencionada factura en un plazo no superior a [Número de Días] días a partir de la recepción de esta carta. En caso de no recibir el pago en el plazo indicado, nos veremos en la obligación de iniciar las acciones legales pertinentes para la recuperación de la deuda, lo que podría conllevar costes adicionales para usted.

Adjuntamos copia de la factura para su referencia. Para cualquier consulta o aclaración, no dude en ponerse en contacto con nosotros al [Teléfono] o al correo electrónico [Correo Electrónico].

Atentamente,

[Tu Nombre]

[Tu Cargo]

[Nombre de tu Empresa]

Este ejemplo muestra un tono profesional y directo, proporcionando toda la información necesaria para que el deudor identifique la deuda y proceda al pago.

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