Memoria contable: qué es y cómo elaborarla correctamente

1. Síntesis del artículo

La memoria contable es un documento esencial que forma parte de las cuentas anuales de una empresa. Su función principal es complementar y explicar la información presentada en otros estados financieros, como el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias. Este artículo detalla qué es la memoria contable, su propósito, obligatoriedad, tipos, contenido y cómo elaborarla correctamente según la normativa española vigente.

2. ¿Qué es la memoria contable?

La memoria contable es un documento que acompaña a las cuentas anuales de una empresa, proporcionando información adicional y explicativa sobre las cifras presentadas en el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias. Su objetivo es ofrecer una visión más completa y detallada de la situación financiera y los resultados de la empresa, permitiendo a los usuarios de la información contable comprender mejor las políticas contables aplicadas y otros aspectos relevantes.

3. ¿Para qué sirve la memoria contable?

La memoria contable sirve para:

• Ampliar la información financiera: Proporciona detalles que no se reflejan en otros estados financieros, como políticas contables, criterios de valoración y desgloses de partidas específicas.
• Garantizar la transparencia: Ofrece una explicación clara de las decisiones contables y financieras tomadas por la empresa.
• Facilitar la toma de decisiones: Permite a inversores, acreedores y otros interesados evaluar la situación financiera de la empresa con mayor precisión.

4. ¿Es obligatoria la memoria contable?

Sí, la memoria contable es obligatoria para todas las sociedades mercantiles en España. Según el Código de Comercio y la Ley de Sociedades de Capital, las empresas deben formular y presentar las cuentas anuales, incluyendo la memoria, al cierre de cada ejercicio. La omisión de este documento puede acarrear sanciones y dificultades en la presentación de las cuentas anuales ante el Registro Mercantil.

5. Tipos de memorias contables

Existen diferentes modelos de memoria contable, dependiendo del tamaño y características de la empresa:

• Memoria normal: Aplicable a grandes empresas que no cumplen los requisitos para utilizar modelos abreviados.
• Memoria abreviada: Para empresas que, durante dos ejercicios consecutivos, cumplen al menos dos de los siguientes criterios:
  • Activo total no superior a 4 millones de euros.
  • Cifra de negocios anual no superior a 8 millones de euros.
  • Promedio de empleados durante el ejercicio no superior a 50.
• Memoria para PYMES: Diseñada para pequeñas y medianas empresas que cumplen ciertos requisitos establecidos en el Plan General de Contabilidad para PYMES.

6. ¿Cuál es el contenido de la memoria contable?

El contenido de la memoria contable varía según el modelo aplicable, pero generalmente incluye:

• Actividad de la empresa: Descripción del objeto social y actividades principales.
• Bases de presentación: Principios contables aplicados y criterios de valoración.
• Aplicación de resultados: Propuesta de distribución de beneficios o tratamiento de pérdidas.
• Normas de registro y valoración: Detalles sobre cómo se han contabilizado y valorado los diferentes elementos patrimoniales.
• Desgloses por áreas: Información detallada sobre activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos.
• Situación fiscal: Información sobre impuestos y obligaciones fiscales.
• Operaciones con partes vinculadas: Detalles de transacciones con entidades relacionadas.
• Otra información: Hechos posteriores al cierre, compromisos adquiridos, entre otros.

7. ¿Cómo hacer la memoria contable?

Para elaborar la memoria contable correctamente, es fundamental seguir una estructura clara y cumplir con la normativa vigente. A continuación, se detallan los principales apartados que deben incluirse:

7.1 Políticas contables y criterios de valoración

En este apartado se deben describir las políticas contables adoptadas por la empresa y los criterios de valoración aplicados a los diferentes elementos patrimoniales. Es esencial ser transparente y coherente en la aplicación de estas políticas para garantizar la comparabilidad de la información financiera.

7.2 Análisis de los estados financieros

Se debe proporcionar un análisis detallado de los estados financieros, explicando las variaciones significativas entre ejercicios y las razones que las motivan. Esto incluye comentarios sobre la evolución del balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, y otros estados financieros relevantes.

7.3 Información sobre los activos y los pasivos

Es necesario desglosar la información relativa a los activos y pasivos de la empresa, incluyendo detalles sobre su naturaleza, composición, movimientos durante el ejercicio y cualquier circunstancia que pueda afectar su valoración o liquidez.

7.4 Capital social y variaciones

Se debe informar sobre el capital social de la empresa, incluyendo cualquier variación ocurrida durante el ejercicio, como ampliaciones o reducciones de capital, y las razones que las justifican.

7.5 Información sobre ingresos y gastos

Este apartado debe incluir un desglose de los ingresos y gastos de la empresa, detallando su naturaleza, origen y cualquier aspecto relevante que ayude a comprender la evolución de los resultados.

7.6 Otra información relevante

Finalmente, se debe incluir cualquier otra información que sea relevante para la comprensión de las cuentas anuales, como hechos posteriores al cierre, compromisos adquiridos, contingencias, entre otros.

8. ¿Cuándo se debe presentar la memoria contable?

La memoria contable, como parte de las cuentas anuales, debe ser formulada por los administradores de la empresa en un plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio social. Posteriormente, las cuentas anuales deben ser aprobadas por la junta general de socios o accionistas dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. Finalmente, las cuentas aprobadas deben depositarse en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación.

9. Ejemplo de memoria contable

A continuación, se presenta un ejemplo simplificado de una memoria contable para una empresa ficticia:

Memoria del ejercicio 2025

1. Actividad de la empresa

La sociedad XYZ, S.L. se dedica a la fabricación y comercialización de productos electrónicos, con domicilio social en Madrid.

2. Bases de presentación

Las cuentas anuales se han elaborado de acuerdo con el Plan General de Contabilidad vigente en España.

3. Aplicación de resultados

Se propone destinar el beneficio del ejercicio, que asciende a 100.000 euros, de la siguiente manera: 10.000 euros a reserva legal y 90.000 euros a dividendos.

4. Normas de registro y valoración

Los activos fijos se valoran al coste de adquisición, amortizándose según el método lineal en función de su vida útil estimada.

5. Desgloses por áreas

Durante el ejercicio, se adquirieron inmovilizados materiales por valor de 50.000 euros, con una amortización acumulada de 10.000 euros.

6. Situación fiscal

La empresa tiene pendiente de compensar bases imponibles negativas de ejercicios anteriores por importe de 20.000 euros.

7. Operaciones con partes vinculadas

Se realizaron ventas a empresas del grupo por valor de 30.000 euros, en condiciones de mercado.

8. Otra información

No se han producido hechos posteriores al cierre que afecten significativamente a las cuentas anuales.

Este es un ejemplo básico y cada empresa debe adaptar su memoria a sus circunstancias particulares y a la normativa vigente.

10. Preguntas frecuentes

Elaborar correctamente la memoria contable es fundamental para cumplir con las obligaciones legales y proporcionar una imagen fiel de la situación financiera de la empresa. Utilizar herramientas adecuadas puede facilitar este proceso y garantizar la precisión y coherencia de la información presentada.