Gastos suplidos en facturación: qué son y cómo gestionarlos correctamente

1. Síntesis del artículo

Los gastos suplidos son desembolsos que un profesional o empresa realiza en nombre y por cuenta de su cliente, con el compromiso de ser reembolsado posteriormente por este. Es fundamental entender su correcta gestión para evitar errores fiscales y contables. En este artículo, exploraremos en detalle qué son los gastos suplidos, cómo diferenciarlos de otros conceptos similares, los requisitos para considerarlos como tales, y cómo facturarlos y contabilizarlos adecuadamente.

2. ¿Qué son los gastos suplidos?

Un gasto suplido es un pago que un profesional o empresa efectúa en nombre y por cuenta de su cliente, con la expectativa de ser reembolsado posteriormente por el mismo importe exacto. Estos gastos no forman parte de los ingresos propios del profesional o empresa y, por lo tanto, no llevan IVA en la factura final emitida al cliente.

Por ejemplo, un abogado que paga tasas judiciales en nombre de su cliente o un arquitecto que abona tasas municipales para la obtención de una licencia de obra en representación de su cliente están realizando gastos suplidos.

3. Diferencia entre gasto y gasto suplido

Es crucial distinguir entre un gasto propio y un gasto suplido:

• Gasto propio: Es aquel que el profesional o empresa incurre para llevar a cabo su actividad y que forma parte de sus costes operativos. Estos gastos se registran como deducibles en la contabilidad y llevan IVA.
• Gasto suplido: Es un desembolso realizado en nombre y por cuenta del cliente, que no forma parte de los ingresos ni de los gastos propios del profesional o empresa. No llevan IVA en la factura emitida al cliente.

La principal diferencia radica en que los gastos suplidos no afectan la base imponible del IVA ni el resultado contable del profesional o empresa, mientras que los gastos propios sí lo hacen.

4. Requisitos para considerar un gasto suplido

Para que un desembolso sea considerado un gasto suplido, debe cumplir con los siguientes requisitos:

1. Pago en nombre y por cuenta del cliente: El profesional o empresa debe realizar el pago en representación del cliente, actuando como intermediario.
2. Factura a nombre del cliente: La factura o justificante del gasto debe estar emitida a nombre del cliente, no del profesional o empresa que realiza el pago.
3. Mandato expreso del cliente: Debe existir un acuerdo previo, verbal o escrito, donde el cliente autoriza al profesional o empresa a realizar el pago en su nombre.
4. Reembolso sin margen de beneficio: El importe reembolsado por el cliente debe ser exactamente el mismo que el desembolsado por el profesional o empresa, sin añadir ningún margen de beneficio.

5. ¿Cómo facturar un gasto suplido?

Al emitir una factura que incluye gastos suplidos, es importante seguir estos pasos:

• Separar los conceptos: Los gastos suplidos deben figurar en la factura en una línea separada de los servicios prestados, bajo el concepto de "Suplido" o "Cantidad abonada por cuenta del cliente".
• No incluir en la base imponible del IVA: Los suplidos no forman parte de la base imponible del IVA, por lo que no se les aplica este impuesto.
• Adjuntar justificantes: Es recomendable adjuntar a la factura los justificantes o facturas originales de los gastos suplidos, que deben estar a nombre del cliente.

Por ejemplo, una factura podría estructurarse de la siguiente manera:

En este ejemplo, el suplido de 150,00 € no lleva IVA y se suma al total de la factura sin afectar la base imponible del IVA.

6. Cómo contabilizar suplidos: Cuentas y asientos contables

La correcta contabilización de los suplidos es esencial para mantener una contabilidad precisa. A continuación, se detallan las cuentas contables y los asientos correspondientes:

Cuentas contables relacionadas con los suplidos

• (553) Cuentas corrientes con socios y administradores: Se utiliza para registrar los suplidos cuando se realizan pagos en nombre del cliente.
• (572) Bancos: Para reflejar los movimientos de tesorería relacionados con los pagos y cobros de suplidos.
• (430) Clientes: Para registrar las cuentas por cobrar relacionadas con los suplidos.

Asientos contables de un gasto suplido

Supongamos que una empresa realiza un pago de 200 € en nombre de un cliente y posteriormente emite una factura que incluye este suplido. Los asientos serían los siguientes:

1. Al realizar el pago del suplido

2. Al emitir la factura al cliente

3. Al recibir el pago del cliente

Estos asientos reflejan el pago inicial del suplido, la emisión de la factura al cliente y el posterior cobro del mismo.

7. ¿Qué es un suplido? Ejemplo práctico

Para ilustrar el concepto de suplido, consideremos el siguiente ejemplo:

Un arquitecto es contratado para gestionar la obtención de una licencia de obra para su cliente. La tasa municipal para dicha licencia es de 500 €. El arquitecto paga esta tasa en nombre del cliente y recibe una factura del ayuntamiento a nombre del cliente por dicho importe.

Posteriormente, el arquitecto emite una factura al cliente por sus honorarios profesionales y añade el suplido de 500 € correspondiente a la tasa municipal. La factura se estructuraría de la siguiente manera:

En este caso, el suplido de 500,00 € no lleva IVA y se suma al total de la factura sin afectar la base imponible del IVA.

8. Obligaciones formales y fiscales: El libro registro de suplidos

Es fundamental llevar un registro detallado de los suplidos para cumplir con las obligaciones fiscales y contables. Se recomienda mantener un libro registro de suplidos donde se anoten los siguientes datos:

• Fecha del pago del suplido.
• Importe del suplido.
• Concepto o descripción del suplido.
• Datos del cliente por cuenta del cual se realiza el pago.
• Referencia a la factura o justificante del suplido.

Este registro facilitará la justificación de los suplidos ante posibles inspecciones fiscales y asegurará una gestión transparente y ordenada de estos gastos.

9. Preguntas frecuentes sobre los gastos suplidos

Gestionar correctamente los gastos suplidos es esencial para mantener una contabilidad precisa y cumplir con las obligaciones fiscales. Utilizar herramientas adecuadas, como Verifactus, facilita este proceso, permitiendo registrar y facturar suplidos de manera eficiente y conforme a la normativa vigente. Además, Verifactus ofrece una prueba gratuita de 15 días sin necesidad de tarjeta de crédito, lo que te permite comprobar su eficacia y adaptabilidad a tus necesidades.