¿Qué es la facturación por terceros?
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La facturación por terceros es un procedimiento mediante el cual una factura es emitida por una persona o entidad distinta al proveedor de los bienes o servicios. En este contexto, el destinatario de la operación (cliente) o un tercero autorizado puede expedir la factura en nombre y por cuenta del proveedor. Es fundamental destacar que, aunque la factura sea emitida por un tercero, la responsabilidad última sobre su contenido y validez recae en el proveedor original de los bienes o servicios.
Marco legal de la facturación por terceros
La regulación de la facturación por terceros en España se encuentra principalmente en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Según el artículo 5 de este reglamento, la obligación de expedir factura puede ser cumplida materialmente por los destinatarios de las operaciones o por terceros, siempre que se cumplan ciertos requisitos.
Además, el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, establece que la facturación electrónica es obligatoria en las operaciones entre empresarios y profesionales. Esta obligación también se aplica cuando la factura es emitida por el destinatario de la operación o por terceros, conforme al artículo 5 del Reglamento de facturación.
Requisitos para emitir facturas por terceros
Para que la facturación por terceros sea válida, es necesario cumplir con los siguientes requisitos:
- Acuerdo previo: Debe existir un acuerdo entre el proveedor y el destinatario o tercero que emitirá la factura. Este acuerdo debe ser anterior a la realización de las operaciones y especificar las operaciones a las que se refiere.
- Aceptación de cada factura: Cada factura emitida por el destinatario o tercero debe ser aceptada por el proveedor de los bienes o servicios. El procedimiento de aceptación será determinado por las partes involucradas.
- Remisión de copia: El destinatario o tercero que emita la factura debe enviar una copia al proveedor.
- Emisión en nombre y por cuenta del proveedor: Las facturas deben ser emitidas en nombre y por cuenta del proveedor que realizó las operaciones.
- Serie específica: Las facturas emitidas por destinatarios o terceros deben tener una serie distinta para cada uno de ellos.
Procedimiento para emitir una factura por terceros
El proceso para emitir una factura por terceros implica los siguientes pasos:
- Establecer un acuerdo previo: Formalizar un acuerdo escrito entre el proveedor y el destinatario o tercero que emitirá la factura, detallando las operaciones incluidas.
- Emisión de la factura: El destinatario o tercero emite la factura en nombre y por cuenta del proveedor, utilizando una serie específica y cumpliendo con los requisitos legales.
- Aceptación de la factura: El proveedor revisa y acepta la factura emitida, siguiendo el procedimiento acordado.
- Remisión de copia: El destinatario o tercero envía una copia de la factura al proveedor.
- Registro contable: Tanto el proveedor como el destinatario o tercero registran la factura en sus respectivos libros contables.
Registro de facturas emitidas por terceros
Las facturas emitidas por terceros deben ser registradas adecuadamente en los libros contables del proveedor. Es esencial que estas facturas se identifiquen claramente y se mantenga un control riguroso sobre ellas. Además, es necesario comunicar a la Agencia Tributaria la opción por la facturación por terceros mediante la presentación del modelo 036, indicando la fecha de inicio y, en su caso, la renuncia a esta opción.
El SII y la facturación por terceros
El Suministro Inmediato de Información (SII) es un sistema de gestión del IVA basado en el suministro electrónico de los registros de facturación. En el contexto de la facturación por terceros, es importante destacar que:
- El proveedor sigue siendo responsable de la remisión de los registros de facturación al SII, incluso si la factura ha sido emitida por el destinatario o un tercero.
- El plazo para enviar los registros de facturación al SII es de ocho días naturales desde la fecha de expedición de la factura.
VeriFactu y la facturación por terceros
VeriFactu es un sistema que busca garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. A partir del 1 de enero de 2027 para sociedades y del 1 de julio de 2027 para autónomos, será obligatorio el uso de sistemas informáticos que cumplan con los requisitos de VeriFactu.
En el contexto de la facturación por terceros, es esencial que tanto el proveedor como el destinatario o tercero que emite la factura utilicen sistemas compatibles con VeriFactu para asegurar el cumplimiento de la normativa vigente.
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Regístrate ahora →Ventajas y desventajas de la facturación por terceros
La facturación por terceros ofrece varias ventajas, pero también presenta ciertos desafíos:
Ventajas
- Eficiencia operativa: Permite al proveedor delegar la emisión de facturas, optimizando recursos y tiempos.
- Mejora en la relación comercial: Facilita la gestión administrativa para el cliente, fortaleciendo la relación comercial.
Desventajas
- Responsabilidad del proveedor: A pesar de delegar la emisión, el proveedor sigue siendo responsable de la exactitud y legalidad de las facturas.
- Coordinación necesaria: Requiere una comunicación fluida y acuerdos claros entre las partes para evitar errores o malentendidos.
Preguntas frecuentes
¿Quién es responsable de una factura emitida por terceros?
El proveedor de los bienes o servicios es el responsable último de la exactitud y legalidad de la factura, incluso si esta ha sido emitida por el destinatario o un tercero.
¿Es obligatorio comunicar a la Agencia Tributaria la opción por la facturación por terceros?
Sí, es necesario presentar el modelo 036 para comunicar la opción por la facturación por terceros, indicando la fecha de inicio y, en su caso, la renuncia a esta opción.
¿Cómo afecta VeriFactu a la facturación por terceros?
A partir de las fechas establecidas, será obligatorio utilizar sistemas informáticos que cumplan con los requisitos de VeriFactu, lo que implica que tanto el proveedor como el destinatario o tercero que emite la factura deben asegurarse de que sus sistemas sean compatibles.
¿Qué sucede si el destinatario o tercero no envía una copia de la factura al proveedor?
El incumplimiento de este requisito puede generar problemas en la gestión contable y fiscal del proveedor, quien sigue siendo responsable de la correcta emisión y registro de las facturas.
¿Es necesario que las facturas emitidas por terceros tengan una serie específica?
Sí, las facturas emitidas por destinatarios o terceros deben tener una serie distinta para cada uno de ellos, facilitando su identificación y control.
¿Qué ocurre si no se acepta una factura emitida por el destinatario o tercero?
Si el proveedor no acepta la factura, esta no se considerará válida, y será necesario corregir cualquier error o discrepancia antes de su registro contable.
¿Puede cualquier tercero emitir facturas en nombre del proveedor?
Sí, siempre que exista un acuerdo previo entre las partes y se cumplan los requisitos legales establecidos.
¿Cómo se registra una factura emitida por terceros en el SII?
El proveedor debe remitir los registros de facturación al SII, indicando que la factura ha sido emitida por un tercero, y cumplir con los plazos establecidos para su envío.
¿Qué ventajas ofrece Verifactus en la gestión de la facturación por terceros?
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