¿Qué entendemos por emitir factura?
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Emitir una factura implica la generación y entrega de un documento que detalla una transacción comercial, especificando los bienes o servicios proporcionados, sus cantidades, precios y los impuestos aplicables. Este documento es esencial tanto para el vendedor como para el comprador, ya que sirve como justificante fiscal y contable de la operación realizada.
¿Quién está obligado a emitir una factura?
Según la normativa española, están obligados a emitir factura:
- Empresarios y profesionales: Por las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas en el desarrollo de su actividad.
- Personas y entidades sin condición de empresarios o profesionales: Cuando realicen operaciones sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
Específicamente, la emisión de factura es obligatoria en los siguientes casos:
- Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal.
- Cuando el destinatario lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
- En exportaciones de bienes exentas de IVA.
- En entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
- Cuando el destinatario sea una Administración pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
- En entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición.
- En ventas a distancia que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
¿Cuándo se debe emitir una factura?
Los plazos para la emisión de facturas varían según la naturaleza del destinatario y el tipo de operación:
- Destinatario no empresario ni profesional: La factura debe emitirse en el momento de realizar la operación.
- Destinatario empresario o profesional: La factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del IVA correspondiente a la operación.
- Entregas intracomunitarias de bienes exentas: La factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.
¿Cuándo NO se debe emitir una factura?
Existen excepciones a la obligación de emitir factura, entre las cuales se incluyen:
- Operaciones exentas de IVA según el artículo 20 de la Ley del IVA, salvo que el destinatario sea empresario o profesional y actúe como tal.
- Operaciones en las que el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria exima de la obligación de expedir factura, previa solicitud justificada.
Plazos para la emisión de una factura
Los plazos para la emisión y envío de facturas son los siguientes:
| Condición del destinatario / Naturaleza de la operación | Plazo de expedición | Plazo de envío |
|---|---|---|
| Destinatario no empresario ni profesional | Al realizar la operación | En el momento de su expedición |
| Destinatario empresario o profesional | Antes del día 16 del mes siguiente al devengo del IVA | Antes del día 16 del mes siguiente al devengo del IVA |
| Entregas intracomunitarias de bienes exentas | Antes del día 16 del mes siguiente al inicio de la expedición o transporte | Antes del día 16 del mes siguiente al inicio de la expedición o transporte |
| Facturas recapitulativas a no empresarios ni profesionales | El último día del mes natural en que se efectuaron las operaciones | En el momento de su expedición |
| Facturas recapitulativas a empresarios o profesionales | Antes del día 16 del mes siguiente al devengo del IVA | Antes del día 16 del mes siguiente al devengo del IVA |
| Facturas rectificativas | Tan pronto como se tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición | Antes del día 16 del mes siguiente a su expedición |
VeriFactu y la facturación electrónica obligatoria
El sistema VeriFactu, impulsado por la Agencia Tributaria, busca garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad de las facturas mediante el uso de software certificado. Aunque su entrada en vigor estaba prevista para 2026, ha sido pospuesta hasta 2027. Este sistema será obligatorio para pymes y autónomos, y las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar hasta 50.000 euros.
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¿Qué es una factura recapitulativa?
Es una factura que agrupa varias operaciones realizadas para un mismo destinatario en un mes natural.
¿Cuál es el plazo de conservación de las facturas?
Las facturas deben conservarse durante el plazo de prescripción tributaria, que generalmente es de 4 años.
¿Qué ocurre si no emito una factura en el plazo establecido?
El incumplimiento de los plazos de emisión de facturas puede conllevar sanciones por parte de la Agencia Tributaria.
¿Es obligatorio emitir facturas electrónicas?
Actualmente, la facturación electrónica es obligatoria en las relaciones con el sector público. Con la entrada en vigor de VeriFactu en 2027, será obligatoria también entre empresas y profesionales.
¿Puedo emitir una factura simplificada?
Sí, en operaciones cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido) o en casos autorizados por la normativa.
¿Qué información debe contener una factura?
Debe incluir datos como la fecha de emisión, número de factura, datos del emisor y receptor, descripción de los bienes o servicios, base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA.
¿Qué es una factura rectificativa?
Es una factura que se emite para corregir errores o modificar datos de una factura anterior.
¿Cómo puedo adaptarme a VeriFactu?
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