¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital que cumple con los mismos requisitos legales que una factura en papel, pero se emite y recibe en formato electrónico. Este tipo de facturación facilita la automatización de procesos, reduce errores y mejora la eficiencia en la gestión empresarial.
Tipos de facturas electrónicas
Existen diversos sistemas y formatos de facturación electrónica en España, cada uno con características y ámbitos de aplicación específicos.
TicketBAI
TicketBAI es un sistema de control de facturación implementado en el País Vasco que obliga a los contribuyentes a utilizar software de facturación que cumpla con ciertos requisitos técnicos y a remitir información de las facturas a las Haciendas Forales.
FACe
FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado. Permite a los proveedores presentar facturas electrónicas a las administraciones públicas de forma centralizada.
VeriFactu
VeriFactu es un sistema de facturación verificable que busca garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Su implementación ha sido aplazada hasta el 1 de enero de 2027 para personas jurídicas y el 1 de julio de 2027 para personas físicas, según el Real Decreto-ley 15/2025.
CEFACT
CEFACT es un estándar internacional desarrollado por la Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas (UNECE) que facilita el intercambio electrónico de datos comerciales y administrativos entre empresas y administraciones.
Reglamento factura electrónica de España
La normativa española sobre facturación electrónica ha evolucionado para adaptarse a las necesidades de digitalización y lucha contra el fraude fiscal. El Real Decreto 1007/2023 establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales.
¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?
Según la normativa vigente, la obligación de emitir facturas electrónicas se implementará de forma escalonada:
- 1 de enero de 2027: Personas jurídicas (empresas) estarán obligadas a emitir facturas electrónicas.
- 1 de julio de 2027: Personas físicas (autónomos) deberán cumplir con esta obligación.
Es fundamental que tanto empresas como autónomos se preparen con antelación para cumplir con estos plazos y evitar posibles sanciones.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
La creación de una factura electrónica implica seguir una serie de pasos y cumplir con los requisitos establecidos por la normativa vigente. A continuación, se detallan los procedimientos para diferentes sistemas de facturación electrónica.
Cómo hacer una factura electrónica TicketBAI
Para emitir una factura electrónica bajo el sistema TicketBAI, es necesario:
- Utilizar un software de facturación homologado por la Hacienda Foral correspondiente.
- Generar la factura con los datos obligatorios: número, fecha, datos del emisor y receptor, descripción de los bienes o servicios, importe y desglose de impuestos.
- El software generará un fichero XML con la información de la factura y un código QR.
- Transmitir el fichero a la Hacienda Foral en el plazo establecido.
Cómo hacer una factura electrónica FACe
Para emitir una factura electrónica a través de FACe:
- Acceder al portal FACe y registrarse como proveedor.
- Generar la factura en formato Facturae, que es el formato estándar aceptado por la Administración.
- Firmar electrónicamente la factura con un certificado digital reconocido.
- Enviar la factura a través del portal FACe, indicando el código DIR3 de la unidad destinataria.
Cómo hacer una factura electrónica VeriFactu
Para cumplir con el sistema VeriFactu:
- Utilizar un software de facturación que cumpla con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria.
- Generar la factura incluyendo los datos obligatorios y asegurando la inalterabilidad del registro.
- El software debe generar un código QR y un Código Seguro de Verificación (CSV) para cada factura.
- Transmitir los registros de facturación a la Agencia Tributaria en el plazo establecido, si se opta por el modo VeriFactu.
Cómo hacer una factura electrónica CEFACT
Para emitir una factura electrónica bajo el estándar CEFACT:
- Utilizar un software que soporte el estándar CEFACT para la generación de documentos electrónicos.
- Generar la factura en el formato XML correspondiente, incluyendo todos los datos obligatorios.
- Firmar electrónicamente la factura con un certificado digital reconocido.
- Transmitir la factura al destinatario a través de los canales electrónicos acordados.
Cómo hacer una factura electrónica UBL
Para emitir una factura electrónica en formato UBL (Universal Business Language):
- Utilizar un software que soporte el estándar UBL para la generación de documentos electrónicos.
- Generar la factura en el formato UBL correspondiente, incluyendo todos los datos obligatorios.
- Firmar electrónicamente la factura con un certificado digital reconocido.
- Transmitir la factura al destinatario a través de los canales electrónicos acordados.
Cómo hacer una factura electrónica B2B
Para emitir una factura electrónica en transacciones B2B (Business to Business):
- Utilizar un software de facturación que cumpla con los requisitos legales y técnicos para la emisión de facturas electrónicas.
- Generar la factura incluyendo todos los datos obligatorios: número, fecha, datos del emisor y receptor, descripción de los bienes o servicios, importe y desglose de impuestos.
- Firmar electrónicamente la factura con un certificado digital reconocido.
- Transmitir la factura al destinatario a través de los canales electrónicos acordados, asegurando la integridad y autenticidad del documento.
¿Qué se necesita para hacer una factura electrónica?
Para emitir una factura electrónica, es necesario contar con:
- Un software de facturación que cumpla con los requisitos legales y técnicos establecidos por la normativa vigente.
- Un certificado digital reconocido para firmar electrónicamente las facturas y garantizar su autenticidad.
- Conexión a internet para la transmisión de las facturas a los destinatarios y, en su caso, a la Agencia Tributaria.
- Conocimiento de los requisitos legales y fiscales aplicables a la facturación electrónica.
¿Cómo enviar una factura electrónica?
El envío de una factura electrónica puede realizarse a través de diferentes canales, dependiendo del sistema utilizado y de los acuerdos con los destinatarios:
- Correo electrónico: Enviar la factura como archivo adjunto en formato PDF o XML firmado electrónicamente.
- Plataformas de intercambio electrónico de datos (EDI): Utilizar plataformas especializadas para el intercambio de documentos electrónicos entre empresas.
- Portales web: Subir la factura a portales específicos, como FACe para la Administración Pública.
- Integraciones directas: Implementar integraciones entre sistemas de facturación para el envío automático de facturas.
Plazos para enviar una factura electrónica
Los plazos para el envío de facturas electrónicas dependen de la normativa aplicable y de los acuerdos comerciales:
- Administración Pública: Las facturas deben presentarse en un plazo máximo de 30 días desde la prestación del servicio o entrega de bienes.
- Transacciones B2B: Los plazos pueden variar según lo acordado entre las partes, aunque es recomendable enviarlas lo antes posible para facilitar la gestión y el pago.
Ventajas de la facturación electrónica
La adopción de la facturación electrónica ofrece múltiples beneficios:
- Reducción de costes: Disminuye los gastos en papel, impresión y envío postal.
- Mayor eficiencia: Automatiza procesos y reduce errores humanos.
- Mejora en la gestión: Facilita el almacenamiento, búsqueda y recuperación de facturas.
- Seguridad: Garantiza la integridad y autenticidad de las facturas mediante firmas digitales.
- Contribución al medio ambiente: Reduce el consumo de papel y la huella de carbono.
Preguntas frecuentes sobre las facturas electrónicas
¿Cuál es la diferencia entre factura electrónica y FACe?
La factura electrónica es un documento digital que cumple con los requisitos legales de una factura tradicional. FACe es una plataforma de la Administración Pública española que permite a los proveedores presentar facturas electrónicas a las entidades públicas de forma centralizada.
¿Cómo crear una factura electrónica gratis?
Existen diversas herramientas y plataformas que permiten generar facturas electrónicas de forma gratuita. Es importante asegurarse de que cumplan con la normativa vigente y ofrezcan las funcionalidades necesarias para tu actividad.
¿Cómo se puede garantizar la validez legal de una factura electrónica?
Para garantizar la validez legal de una factura electrónica, es necesario:
- Utilizar un software de facturación que cumpla con la normativa vigente.
- Firmar electrónicamente la factura con un certificado digital reconocido.
- Asegurar la integridad y autenticidad del documento.
¿Cómo gestionar el IVA en una factura electrónica?
El IVA en una factura electrónica se gestiona de la misma manera que en una factura en papel. Es necesario:
- Aplicar el tipo impositivo correspondiente según la naturaleza de la operación.
- Desglosar el importe del IVA en la factura.
- Declarar el IVA en las autoliquidaciones periódicas correspondientes.
¿Cómo puedo verificar si una factura electrónica ha sido recibida correctamente?
Para verificar la recepción de una factura electrónica:
- Solicita un acuse de recibo o confirmación de lectura al destinatario.
- Utiliza plataformas de intercambio electrónico que ofrezcan confirmaciones de entrega.
- En el caso de FACe, puedes consultar el estado de la factura en el portal.
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