¿Qué dice la ley sobre cómo hacer una factura electrónica?
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La factura electrónica es un documento digital que cumple con los mismos requisitos legales que una factura en papel. Su uso en España ha sido impulsado por diversas normativas con el objetivo de modernizar y digitalizar las transacciones comerciales, mejorar la eficiencia y combatir el fraude fiscal.
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como Ley Crea y Crece, establece la obligatoriedad de la factura electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales (B2B). Posteriormente, el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria, detallando los requisitos técnicos y de información que deben cumplir estas facturas.
Según esta normativa, las facturas electrónicas deben garantizar:
- Autenticidad del origen: Asegurar la identidad del emisor.
- Integridad del contenido: Garantizar que la factura no ha sido alterada.
- Legibilidad: Ser fácilmente legibles para las partes involucradas y para las autoridades fiscales.
Para cumplir con estos requisitos, las facturas electrónicas deben emitirse en formatos estructurados que permitan su tratamiento automatizado, como el formato Facturae, utilizado en España.
¿Qué autónomos y pymes están obligados a usar factura electrónica?
La obligación de emitir facturas electrónicas afecta a diferentes actores según el tipo de operación y el destinatario de la factura.
Obligación de usar factura electrónica con la Administración
Desde 2015, es obligatorio para los proveedores de bienes y servicios a la Administración Pública emitir facturas electrónicas. Esta obligación se aplica a todas las facturas dirigidas a entidades del sector público, incluyendo ayuntamientos, comunidades autónomas y la Administración General del Estado.
Obligación de usar factura electrónica en operaciones B2B
Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece y su desarrollo reglamentario mediante el Real Decreto 238/2026, se establece la obligatoriedad de la factura electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales. Esta medida busca digitalizar las transacciones comerciales y reducir la morosidad en los pagos.
¿Cómo elaborar una factura electrónica para la Administración?
Para emitir una factura electrónica dirigida a la Administración Pública, es necesario seguir una serie de pasos y cumplir con requisitos específicos.
Elementos de la factura electrónica para ayuntamientos
Las facturas electrónicas dirigidas a ayuntamientos deben contener, además de los datos habituales de una factura, los siguientes elementos:
- Código DIR3: Identificador de la unidad tramitadora del ayuntamiento.
- Formato Facturae: Utilizar el formato estándar Facturae, versión 3.2 o superior.
- Firma electrónica: Garantizar la autenticidad e integridad mediante una firma electrónica reconocida.
Es fundamental utilizar plataformas habilitadas para la presentación de facturas electrónicas a la Administración, como el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe).
¿Cómo elaborar una factura electrónica B2B?
La emisión de facturas electrónicas en operaciones entre empresas y profesionales requiere cumplir con ciertos requisitos técnicos y legales.
Elementos de la factura electrónica entre empresas
Las facturas electrónicas B2B deben incluir:
- Datos fiscales del emisor y receptor: Nombre o razón social, NIF y dirección.
- Número y serie de la factura: Identificación única de la factura.
- Fecha de emisión: Día en que se emite la factura.
- Descripción de los bienes o servicios: Detalle de lo facturado.
- Base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA: Desglose de los importes.
- Importe total: Suma total a pagar.
Además, deben garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad, utilizando formatos estructurados como Facturae y sistemas de firma electrónica reconocida.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
La implementación de la factura electrónica obligatoria en operaciones B2B se realizará de forma escalonada:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Un año después de la publicación de la orden ministerial que desarrolle la solución pública de facturación electrónica.
- Resto de empresas y autónomos: Dos años después de la publicación de dicha orden ministerial.
Se espera que la orden ministerial se publique antes del 1 de julio de 2026, por lo que las fechas previstas serían:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Obligación a partir de julio de 2027.
- Resto de empresas y autónomos: Obligación a partir de julio de 2028.
Es esencial que autónomos y pymes comiencen a prepararse para esta transición, adoptando soluciones de facturación electrónica que cumplan con la normativa vigente.
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Facturae es el formato estándar de factura electrónica en España, utilizado para garantizar la interoperabilidad y el cumplimiento de la normativa vigente.
¿Es obligatorio el uso de firma electrónica en las facturas electrónicas?
Sí, la firma electrónica garantiza la autenticidad e integridad de la factura electrónica, siendo un requisito obligatorio.
¿Qué sucede si no cumplo con la obligación de emitir facturas electrónicas?
El incumplimiento de la obligación de emitir facturas electrónicas puede conllevar sanciones económicas y otras consecuencias legales.
¿Puedo seguir emitiendo facturas en papel?
Para operaciones B2B, la emisión de facturas en papel dejará de ser válida una vez entre en vigor la obligación de la factura electrónica.
¿Cómo puedo prepararme para la factura electrónica obligatoria?
Es recomendable adoptar soluciones de facturación electrónica que cumplan con la normativa vigente y capacitar al personal en su uso.
¿Qué ventajas ofrece la factura electrónica?
La factura electrónica ofrece ventajas como la reducción de costes, mayor eficiencia en la gestión y mejora en el control fiscal.
¿Existen ayudas para la implementación de la factura electrónica?
Algunas administraciones ofrecen ayudas y subvenciones para la digitalización de pymes y autónomos, incluyendo la implementación de la factura electrónica.
¿Qué es Verifactus?
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